Excel là công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả. Trong bài viết này, OKVIP sẽ hướng dẫn các kỹ năng cơ bản dành cho người mới bắt đầu. Từ cách tạo bảng tính, nhập dữ liệu, đến sử dụng các công thức với các hàm cơ bản.

Tìm hiểu tổng quát về phần mềm Excel là gì?

Excel là một phần của bộ công cụ Microsoft Office do Microsoft phát triển, phục vụ cho học sinh, sinh viên và người đi làm. Giao diện của phần mềm gồm các trang tính được tạo thành từ hàng – cột, giao điểm của chúng được gọi là ô.

Microsoft Excel giúp người dùng quản lý dữ liệu, lập bảng tính, tính toán, thậm chí là thống kê số liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Từ phiên bản đầu tiên ra mắt vào ngày 19/8/2003, công cụ đã trở thành một phần quan trọng trong chương trình đào tạo tin học văn phòng. Nó liên tục được nâng cấp, cập nhật với nhiều tính năng mới.

Sơ lược về phần mềm Excel dành cho bạn
Sơ lược về phần mềm Excel dành cho bạn

Tất tần tật thông tin về Excel văn phòng bạn cần biết

Nhờ tính thông dụng, phần mềm đã trở thành công cụ hữu ích cho nhiều công việc, đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng, kế toán.

Công dụng của Excel trong công việc và học tập

Excel là phần mềm không thể thiếu trong các công việc liên quan đến số liệu như kế toán, kiểm toán. Nó cho phép ghi lại, quản lý lượng lớn dữ liệu dưới dạng bảng tính. Người dùng có thể sử dụng các hàm Excel để tính toán, xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác thay vì làm thủ công.

Lợi ích khi sử dụng Excel cho doanh nghiệp

Phần mềm được phát triển để tối ưu hóa thời gian làm việc với số liệu, cung cấp kết quả chính xác, hỗ trợ người dùng đạt hiệu suất cao hơn, tiết kiệm thời gian. Phần mềm này không chỉ dành cho kế toán hay kiểm toán mà còn hữu ích cho nhiều ngành nghề khác.

  • Trong ngành kế toán, kiểm toán: giúp nhập liệu, tính toán, xử lý số liệu cũng như lập các báo cáo tài chính.
  • Trong ngành ngân hàng: quản lý dữ liệu khổng lồ, bao gồm nhân sự, tài sản cùng thông tin khách hàng.
  • Trong ngành kỹ sư: hỗ trợ tính toán, xử lý số liệu cho các dự án, công trình.
  • Trong ngành giáo dục: hỗ trợ giảng dạy, quản lý thông tin học sinh và quản lý nhân sự trường học.

Nhìn chung, Excel là phần mềm đa năng, phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau, giúp người dùng hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Ưu điểm của Excel trong công việc
Ưu điểm của Excel trong công việc

Khám phá các chức năng chính của Excel

Excel là một phần mềm đa năng, ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, công việc khác nhau. Các chức năng cũng rất phong phú, phục vụ nhiều mục đích sử dụng.

  • Nhập liệu: Cho phép người dùng nhập, lưu dữ liệu vào các trang tính, sẵn sàng truy cập bất cứ khi nào cần.
  • Xử lý thông tin: hỗ trợ nhiều công thức, hàm giúp tính toán dữ liệu hiệu quả, nhanh chóng.
  • Trình bày dữ liệu: Ngoài việc hiển thị thông tin dưới dạng văn bản, Excel còn cho phép vẽ biểu đồ, giúp trình bày dữ liệu một cách trực quan, dễ hiểu.
  • Liên kết dữ liệu: cho phép tạo, liên kết nhiều bảng tính, giúp quản lý dữ liệu liên quan một cách chặt chẽ.
  • Bảo mật thông tin: Excel có các tính năng bảo mật, cho phép xuất file dưới định dạng PDF không thể chỉnh sửa hoặc thiết lập mật khẩu để bảo vệ tập tin.

Ngoài các chức năng trên, phần mềm còn nhiều tính năng hữu ích khác, hỗ trợ người dùng trong nhiều mục đích sử dụng khác nhau.

Các công thức Excel và ứng dụng của chúng

Công cụ có rất nhiều hàm, mỗi hàm phục vụ cho các mục đích khác nhau. Tính đến năm 2022 phần mềm có 483 hàm, theo thông tin từ Trang Hỗ trợ Microsoft.

  • SUM: Hàm này cộng các giá trị trong các ô được chỉ định với Công thức: =SUM(số 1, số 2, số 3,…), với số 1 -> n là các giá trị cần cộng trong bảng.
  • MIN/MAX: Hàm MIN tìm giá trị nhỏ nhất, còn hàm MAX tìm giá trị lớn nhất trong các ô được chỉ định. Công thức: =MIN(Dải giá trị số) hoặc =MAX(Dải giá trị số).
  • AVERAGE: Hàm này tính trung bình cộng của các giá trị trong các ô được chỉ định. Công thức: =AVERAGE(Số 1, số 2, số 3,…).
  • Cách dùng Vlookup: Hàm này tìm kiếm một giá trị trong một bảng hoặc phạm vi theo hàng dọc và trả về giá trị tương ứng theo hàng ngang. Công thức: =VLOOKUP(Lookup_value; Table_array; Col_index_num; Range_num).
  • IF: Hàm này dùng để kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng. Công thức: =IF(Điều_kiện, Giá Trị Nếu Đúng, Giá Trị Nếu Sai). Ví dụ: =IF(A1>10, “giá trị >10”, “giá trị bằng 10 hoặc nhỏ hơn”).
  • COUNT: Hàm này đếm số ô chứa số trong một phạm vi. Công thức: =COUNT(Vùng Dữ Liệu). Ví dụ: =COUNT(B1:B10).
  • COUNTA: Hàm này đếm số ô không rỗng trong một phạm vi. Công thức: =COUNTA(Vùng_dữ_liệu). Ví dụ: =COUNTA(C1:C10).
  • COUNTIF: Hàm này đếm số ô thỏa mãn một điều kiện. Công thức: =COUNTIF(Vùng_dữ_liệu, Điều_kiện). Ví dụ: =COUNTIF(D1:D10, “>5”).
  • SUMIF: Hàm này tính tổng các ô thỏa mãn một điều kiện. Công thức: =SUMIF(Vùng_dữ_liệu, Điều_kiện, [Vùng Tính Tổng]). Ví dụ: =SUMIF(E1:E10, “>5”, F1:F10).
  • AVERAGEIF: Hàm này tính trung bình các giá trị trong các ô thỏa mãn một điều kiện. Công thức: =AVERAGEIF(Vùng Dữ Liệu, Điều Kiện, [Vùng Tính Trung Bình]). Ví dụ: =AVERAGEIF(G1:G10, “>5”, H1:H10).
  • CONCATENATE: Hàm này nối các chuỗi văn bản từ nhiều ô lại với nhau. Công thức: =CONCATENATE(Văn Bản 1, Văn Bản 2, …). Ví dụ: =CONCATENATE(I1, ” “, I2).
  • LEFT: Hàm này trích xuất một số ký tự từ phía bên trái của chuỗi văn bản. Công thức: =LEFT(Văn Bản, Số Ký Tự). Ví dụ: =LEFT(J1, 5).
  • RIGHT: Hàm này trích xuất một số ký tự từ phía bên phải của chuỗi văn bản. Công thức: =RIGHT(Văn Bản, Số Ký Tự). Ví dụ: =RIGHT(K1, 3).
  • MID: Hàm này trích xuất một số ký tự từ chuỗi văn bản, bắt đầu từ vị trí bạn chỉ định. Công thức: =MID(Văn Bản, Vị Trí Bắt Đầu, Số Ký Tự). Ví dụ: =MID(L1, 2, 4).

Các hàm này là công cụ mạnh mẽ giúp xử lý dữ liệu hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức cho người dùng.

Số lượng dòng tối đa có thể sử dụng trong Excel

Đây là một công cụ bảng tính với cấu trúc gồm các hàng và cột, tạo thành nhiều ô, mỗi ô có thể chứa các loại dữ liệu như văn bản, số liệu, hoặc công thức. Mỗi bảng tính bắt đầu từ hàng 1,cột A. 

Kể từ phiên bản Excel 2010, mỗi bảng tính có thể chứa tới 1.048.576 hàng cùng 16.384 cột. Số lượng bảng tính mà bạn có thể mở cùng lúc không bị giới hạn, mà phụ thuộc vào dung lượng cùng khả năng xử lý của máy tính của bạn.

So sánh giữa Microsoft EX và Google EX

Google Sheets là một công cụ miễn phí với nhiều tính năng tương tự như Microsoft Excel. Tuy nhiên, mỗi công cụ có những điểm mạnh riêng, phù hợp với những đối tượng người dùng khác nhau.

Microsoft Excel và Excel Google, công cụ nào phù hợp với bạn
Microsoft Excel và Excel Google, công cụ nào phù hợp với bạn

Microsoft Excel

Microsoft cung cấp một loạt các hàm tính toán phong phú, đa dạng hơn Google Sheets, nhờ vào 36 năm kinh nghiệm phát triển. Các công thức cùng hàm trong phần mềm được tối ưu hóa để hỗ trợ người dùng thực hiện các phép tính phức tạp hơn. 

Excel cũng có khả năng làm việc ngoại tuyến hiệu quả, cho phép người dùng tiếp tục công việc mà không cần kết nối Internet. Tuy nhiên, để sử dụng Microsoft Excel, người dùng cần trả phí hàng năm để duy trì bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft.

Sheet Excel

Mặc dù Google Sheets không mạnh về khả năng làm việc ngoại tuyến như Excel, nhưng lại vượt trội trong việc hỗ trợ làm việc trực tuyến, cộng tác. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tệp, cấp quyền chỉnh sửa cho nhiều người cùng lúc, giúp việc hợp tác trở nên thuận tiện hơn. Google Sheets dựa trên nền tảng điện toán đám mây, nên người dùng chỉ cần một tài khoản Google để truy cập, sử dụng miễn phí, không cần cài đặt phần mềm.

Cả Microsoft cùng Google Sheets đều có những ưu điểm riêng, lựa chọn công cụ nào phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của người dùng.

Khám phá các kỹ năng cơ bản sẽ hỗ trợ bạn quản lý, phân tích dữ liệu hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết này đã cung cấp những kiến thức hữu ích, giúp bạn tự tin hơn khi sử dụng Excel trong công việc, học tập. Bạn có thể tìm hiểu thêm cách dùng pivot table tại đây nhé!

Xem thêm: một số kỹ năng làm việc quan trọng cần có trong một tổ chức